آموزش تحریر دفاتر قانونی حسابداری در برنامه حسابگر
مقدمه
در سیستم‌های حسابداری، دو ابزار اساسی و حیاتی برای ثبت و نگهداری اطلاعات مالی وجود دارد: دفتر کل و دفتر روزنامه.
این دو دفتر به‌عنوان ستون‌های اصلی حسابداری دوبل عمل می‌کنند، که در آن هر تراکنش مالی به صورت دقیق و منظم ثبت و پیگیری می‌شود. در این مقاله، به بررسی جامع و کامل مفهوم، ساختار، کاربرد، و اهمیت دفتر کل و دفتر روزنامه پرداخته و نقش کلیدی آن‌ها در مدیریت مالی سازمان‌ها و شرکت‌ها را تحلیل می‌نماییم و نحوه استفاده آن در نرم افزار شایگان سیستم را بصورت کامل به شما آموزش می دهیم.
حسابداری دوبل
سیستم حسابداری دو طرفه یک روش حسابداری است که در آن شرکت‌ها هر تراکنش مالی را هم به عنوان بدهکار و هم به عنوان اعتبار ثبت می‌کنند. در واقع یک سیستم حسابداری است که حسابداران برای ثبت هر تراکنش مالی دو بار استفاده می‌نمایند یک بار به عنوان بدهکار و سپس به عنوان اعتبار. بدهی‌ها نشان‌دهنده پولی است که به یک حساب پرداخت می‌شود و اعتبارات نشان‌دهنده ارزش انتقال یافته از یک حساب است. هنگامی که شرکتی یک تراکنش مالی انجام می‌دهد، سوابق آن باید مقدار کل و خلاف انتقال وجه را نشان دهد.
دفتر روزنامه
دفتر روزنامه اولین مرحله در فرایند ثبت تراکنش‌های مالی است. این دفتر به‌صورت روزانه تراکنش‌ها را ثبت کرده و شامل تمامی جزئیات هر تراکنش است. ورودی‌های دفتر روزنامه به ترتیب وقوع و با ذکر تاریخ، شرح تراکنش، مبلغ بدهکار و بستانکار ثبت می‌شوند.
دفتر روزنامه به صورت دو نوع روزانه و ماهانه در نرم افزار شرکت شایگان سیستم و جود دارد که در ادامه مقاله به آن می پردازیم.
ویژگی‌های دفتر روزنامه
- ثبت ترتیب زمانی: تراکنش‌ها به ترتیب وقوع ثبت می‌شوند، که این امکان را فراهم می‌کند تا به‌راحتی تغییرات مالی در طول زمان پیگیری شود.
- جزئیات کامل تراکنش: هر ورودی شامل جزئیات کامل تراکنش است، از جمله تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار، که به شفافیت و دقت اطلاعات کمک می‌نماید.
- پایه‌ریزی برای دفتر کل : دفتر روزنامه به‌عنوان منبع اولیه اطلاعات برای انتقال به دفتر کل عمل می‌کند، که این اطلاعات به‌صورت دسته‌بندی‌شده در دفتر کل ثبت می‌شوند.
- انواع دفتر روزنامه: بسته به نوع تراکنش‌ها، انواع مختلفی از دفتر روزنامه وجود دارد، مانند دفتر روزنامه عمومی، دفتر خرید، دفتر فروش و دفتر دریافتی‌ها و پرداختی‌ها.
دفترکل
دفتر کل دومین مرحله در فرایند ثبت تراکنش‌های مالی است که در آن تراکنش‌ها بر اساس حساب‌های مختلف دسته‌بندی و تلخیص می‌شوند. دفتر کل شامل حساب‌های مختلفی است که تمامی تراکنش‌های مرتبط با هر حساب را ثبت می‌کند. این حساب‌ها می‌توانند شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه، درآمدها و هزینه‌ها باشند.
دفتر کل همانند دفتر روزنامه به صورت دو نوع روزانه و ماهانه در نرم افزار شایگان سیستم و جود دارد که در ادامه مقاله به آن نیز می پردازیم.
ویژگی‌های دفترکل
- دسته‌بندی اطلاعات: اطلاعات از دفتر روزنامه به حساب‌های مختلف دفتر کل منتقل می‌شوند و بر اساس نوع حساب دسته‌بندی می‌شوند.
- تلخیص داده‌ها: دفتر کل کمک می‌کند تا اطلاعات مالی سازمان به‌صورت خلاصه و دسته‌بندی‌شده موجود باشد، که این اطلاعات برای تحلیل و گزارش‌گیری مفید است.
- تهیه گزارش‌های مالی: اطلاعات موجود در دفتر کل برای تهیه گزارش‌های مالی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، و صورت جریان وجوه نقد استفاده می‌شود.
- حساب‌های معین و کل: دفتر کل شامل حساب‌های کل و معین است. حساب‌های کل به‌صورت کلی و حساب‌های معین به‌صورت جزئی‌تر تراکنش‌ها را ثبت می‌نمایند.
ارتباط بین دفتر روزنامه و دفتر کل ودفتر روزنامه
دفتر روزنامه و دفتر کل به‌صورت مکمل عمل می‌کنند. فرآیند ثبت اطلاعات از دفتر روزنامه شروع شده و سپس به دفتر کل منتقل می‌شود. این انتقال اطلاعات به گونه‌ای است که:
- دقت و شفافیت: با ثبت تراکنش‌ها در دو مرحله، احتمال خطا کاهش می‌یابد و صحت اطلاعات تضمین می‌شود.
- ردیابی و پیگیری: امکان ردیابی هر تراکنش از دفتر کل به دفتر روزنامه و بالعکس وجود دارد، که این ویژگی برای حسابرسی و بررسی دقیق مالی بسیار مهم است.
- پایگاه داده مالی کامل: ترکیب اطلاعات دفتر روزنامه و دفتر کل یک پایگاه داده مالی جامع و کامل را فراهم می‌کند که به مدیریت بهتر و تصمیم‌گیری‌های مالی کمک می‌نماید.
نقشه دفتر کل و دفتر روزنامه
دفتر کل و دفتر روزنامه به‌عنوان ابزارهای اساسی در حسابداری دوبل نقش کلیدی در مدیریت مالی و گزارش‌گیری دارند. این دو دفتر به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا:
- حفظ سوابق مالی دقیق: با ثبت تراکنش‌ها به‌صورت منظم و دقیق، سوابق مالی کاملی ایجاد می‌شود که برای تحلیل و تصمیم‌گیری‌های مالی ضروری است.
- تهیه گزارش‌های مالی قابل اعتماد: اطلاعات موجود در دفتر کل به‌عنوان منبع اصلی برای تهیه گزارش‌های مالی استفاده می‌شود که این گزارش‌ها برای ارزیابی عملکرد مالی و وضعیت مالی سازمان حیاتی هستند.
- مدیریت کارآمدتر منابع مالی: با دسته‌بندی و تلخیص اطلاعات مالی در دفتر کل، مدیران می‌توانند منابع مالی را به‌طور بهینه مدیریت کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.
- حسابرسی و بررسی دقیق: سوابق دقیق و مرتب تراکنش‌ها امکان حسابرسی و بررسی دقیق را فراهم می‌کند که این ویژگی برای اطمینان از صحت و شفافیت مالی بسیار مهم است.
حال برای استفاده از گزارش دفتر روزنامه و دفتر کل در برنامه حسابگر شایگان سیستم، منوی گزارشات در پاین برنامه را انتخاب نمایید.
سپس در منوی باز شده گزارشات عمومی حسابداری را انتخاب و وارد گزارشات دفاتر حسابداری شوید.
در منوی باز شده برای گزارشات دفتر روزنامه می توانید از گزارش دفتر روزنامه استفاده نمایید.
پس از انتخاب گزارش دفتر روزنامه بر روی آن کلیک کرده، در صفحه باز شده می توانید گزارش خود را بر اساس (شماره سند یا تاریخ و یا ... ) فیلتر نمایید و بصورت چاپ یا فایل اکسل (Execl) خروجی بگیرید.
و بعد از انتخاب فیلتر های مورد نظر و کلیک برروی گزینه گزارش، گزارش دفتر روزنامه بصورت زیر نمایش داده می شود.
در همان مرحله قبلی در منوی گزارشات، گزارشات عمومی حسابداری، گزارشات دفاتر حسابداری برای گزارش دفتر روزنامه ماهانه می توانید از گزارش دفتر روزنامه تجمعی استفاده نمایید.
پس از انتخاب گزارش دفتر روزنامه تجمعی بر روی آن کلیک کرده، در صفحه باز شده می توانید گزارش خود را بر اساس (کد حساب یا نام حساب و یا ... ) فیلتر نمایید و بصورت چاپ یا فایل اکسل (Execl) خروجی بگیرید.
و بعد از انتخاب فیلتر های مورد نظر و کلیک برروی گزینه گزارش، گزارش دفتر روزنامه تجمعی بصورت زیر نمایش داده می شود.
و سپس جهت تهیه گزارش دفترکل در منوی اولیه انتخاب شده برای گزارشات می توانید از گزارش دفتر کل استفاده نمایید.
پس از انتخاب گزارش دفترکل بر روی آن کلیک کرده، در صفحه باز شده می توانید گزارش خود را بر اساس (شماره سند یا تاریخ و یا ... ) فیلتر نمایید و بصورت چاپ یا فایل اکسل (Execl) خروجی بگیرید.
و بعد از انتخاب فیلتر های مورد نظر و کلیک برروی گزینه گزارش، گزارش دفتر کل بصورت زیر نمایش داده می شود.
در همان مرحله قبلی در منوی گزارشات، گزارشات عمومی حسابداری، گزارشات دفاتر حسابداری برای گزارش دفتر کل ماهانه می توانید از گزارش دفتر کل تجمعی استفاده نمایید.
پس از انتخاب گزارش دفترکل تجمعی بر روی آن کلیک کرده، در صفحه باز شده می توانید گزارش خود را بر اساس (کد حساب یا نام حساب و یا ... ) فیلتر نمایید و بصورت چاپ یا فایل اکسل (Execl) خروجی بگیرید.
و بعد از انتخاب فیلتر های مورد نظر و کلیک برروی گزینه گزارش، گزارش دفتر کل تجمعی بصورت زیر نمایش داده می شود.
نتیجه گیری
دفتر کل و دفتر روزنامه دو ابزار اساسی و حیاتی در سیستم‌های حسابداری هستند که هر یک نقش خاص و مهمی در ثبت و نگهداری اطلاعات مالی ایفا می‌کنند. دفتر روزنامه با ثبت تراکنش‌ها به ترتیب زمانی و با جزئیات کامل، پایه‌ریزی اطلاعات مالی را انجام می‌دهد و دفتر کل با دسته‌بندی و تلخیص این اطلاعات، امکان تهیه گزارش‌های مالی و مدیریت بهتر منابع مالی را فراهم می‌کند. در نتیجه، درک صحیح و استفاده مناسب از این دو ابزار می‌تواند به بهبود دقت و شفافیت در سیستم‌های حسابداری کمک کند و به شرکت‌ها و سازمان‌ها در مدیریت بهتر منابع مالی و تهیه گزارش‌های مالی دقیق و قابل اعتماد یاری رساند.
طبق آموزش های ارسالی در برنامه شرکت شایگان سیستم می توانید گزارش دفاتر خود را بصورت کامل دریافت کرده و دفاتر خود را برای ارائه آماده نمایید.
