ثبت سند پیش دریافت در برنامه حسابگر

خرید و فروش از اساسی ترین موضوعات دنیای بازرگانی و صنعت است که جزو جدانشدنی دنیای حسابداری نیز می‌باشد. قطعا هنگام خرید و فروش مبالغی تحت عنوان پرداخت و دریافت بین خریدار و فروشنده مبادله می‌شود اما در بسیاری از خرید و فروش ها، روال کار به این طریق بین شرکت ها / اشخاص شکل گرفته که فروشنده مبلغی را به عنوان پیش دریافت از خریدار دریافت می‌نماید تا بتواند تخفیف مشخصی را برای خریدار لحاظ کند و یا‌ قرارداد این مبادله را تحت شرایط خاصی که مطلوب هردو طرف به خصوص خریدار است منعقد نماید.

این موضوع می‌تواند برای زندگی روزمره ما نیز رخ دهد، برای مثال یک شرکت فروش خودرو مبلغی را تحت عنوان پیش دریافت از شما دریافت می‌نماید و قرار است که خودرو را چند ماه بعد تحویل دهد. هنگام تحویل خودرو،  فروشنده خودرو بابت این پیش دریافت مبلغی را به عنوان تخفیف برای شما اعمال می‌کند. به این نوع از دریافت که وجه مورد نظر قبل از ارائه کالا یا خدمات دریافت می‎شود، پیش دریافت می‎ گوییم. بدیهی است که این مبلغ پیش دریافت از نقطه نظر خریدار با عنوان پیش پرداخت شناخته می‌شود.

با استفاده از استراتژی های پیش دریافت، کسب و کارها می توانند جریان نقدی خود را افزایش دهند، روابط با مشتریان را بهبود بخشند و حتی برتری رقابتی در بازار به دست آورند. تأمین‌کنندگان اغلب به مشتریانی که فاکتورهای خود را زودتر پرداخت می‌کنند، تخفیف می‌دهند و انگیزه‌ای برای تسویه سریع ایجاد می‌کنند. این موضوع نه تنها با کاهش هزینه ها به نفع خریدار است، بلکه با اطمینان از دریافت به موقع و جریان نقدی ثابت، تامین کننده را نیز حمایت می کند.

در واقع پیش دریافت مبلغی است شرکت یا شخص دیگر نزد ما دارد و پس از دریافت کالا یا خدمات، آن مبلغ را از بدهی ها کسر و به دارایی ها اضافه می‎کنیم. در این مقاله قصد داریم چگونگی ثبت اسناد حسابداری مربوط به پیش دریافت را در برنامه حسابگر شایگان سیستم مورد بررسی قرار دهیم.

تصور کنید قرار است برای فروش یک کالا به ارزش 800،000،000 ریال، مبلغ 300،000،000 ریال به عنوان پیش دریافت از مشتری (آقای هاشمیان) دریافت کنیم و متعهد شده‌ایم هنگام تسویه، به دلیل این پیش دریافت مبلغ 20،000،000 ریال تخفیف لحاظ کنیم. مرحله نخست در این زمینه، ثبت پیش دریافت در برنامه می‌باشد. برای ثبت پیش دریافت در برنامه حسابگر، ابتدا می‌بایست یک سند حسابداری ثبت شود. پرداخت کننده این سند حسابداری حسابِ پیش دریافتِ مشتری خواهد بود. برای تعریف حساب پیش دریافت وارد منوی معرفی حساب ها، سربرگ نمودار سطحی حساب ها شوید و پس از انتخاب حساب سرگروه بدهی های جاری و حساب کل پیش دریافت‌ها، ذیل معینِ پیش دریافت از اشخاص، حساب تفصیلی مورد نظر را ایجاد نمایید.

نکته 1: به دلیل اینکه این مبلغ از یک شخص پیش دریافت شده بود، حساب تفصیلی آن را ذیل معینِ پیش دریافت از اشخاص ایجاد نمودیم. درصورتی که پیش دریافت از یک شرکت می‌باشد، حساب تفصیلی آن ذیل معینِ پیش دریافت از شرکت‌ها ایجاد می‌شود و در صورتی که پیش دریافت مورد نظر جزو هیچ‌یک از این دو حسال معین نیست، نیاز به تعریف حساب معین جدید می‌باشد.

نکته 2: توجه فرمایید کدینگ ذکر شده طبق چارت استاندارد برنامه حسابگر می‌باشد و در صورتی که در شرکت مورد نظر شما چارت استاندارد تعریف نشده، شما می‌بایست با توجه به تعلیمات خود یا با مشاوره از حسابدار اقدام به تعریف حساب پیش دریافت نمایید. در نظر داشته باشید که ماهیت حساب پیش دریافت بستانکار است.

پس از تعریف حساب مذکور، اقدام به ثبت یک برگه دریافت برای حساب پیش دریافت مشتری نمایید.

سندی که برای این برگه دریافت ثبت می‌شود به شکل زیر خواهد بود.

در مرحله بعد، هنگام ارسال / تحویل کالا به مشتری، اقدام به ثبت فاکتور آن می‌نماییم. در نظر داشته باشید که تخفیف 20،000،000 ریالی را نیز ثبت می‌کنیم.

سندی که برای این فاکتور ثبت می‌شود به شکل زیر خواهد بود.

پس از ثبت فاکتور، به هنگام دریافت مبلغ کل فاکتور می‌بایست اقدام به تسویه فاکتور نماییم. مبلغ کل فاکتور  780،000،000 ریال بوده است و 300،000،000 ریال آن از پیش دریافت شده. به منظور تسویه، ابتدا می‌بایست مانده‌ی حساب پیش دریافت مشتری را به حساب خودِ مشتری انتقال دهیم و سپس باقی مانده مبلغ فاکتور را با مشتری تسویه نماییم. برای این کار می‌توانید یک برگ دریافت برای حساب مشتری ثبت نمایید و در جدول ثبت مبالغ برگه، یک سطر 480،000،000 ریالی با نوع پرداختِ مورد نظر و یک سطر 300،000،000 ریالی دیگر با نوع پرداخت "سایر حساب‌ها" ثبت نمایید و سپس حساب پیش دریافت مشتری را در حساب مقابل آن انتخاب کنید تا این 300،000،000 ریال از حساب پیش دریافت کسر و به حساب دارایی مشتری انتقال یابد.

سند ثبت شده برای این برگه دریافت به شکل زیر خواهد بود.

نکته: توجه فرمایید که امکان استفاده از امکان "سایر حساب‌ها" در نسخه 10 به بالا برنامه حسابگر وجود دارد.

بدین طریق شما می‌توانید مراحل پیش دریافت و دریافت برای یک فروش را در برنامه حسابگر ثبت نمایید. توجه فرمایید در صورتی که تمایل به استفاده از برگه دریافت ندارید و یا امکان استفاده از گزینه‌ی "سایر حساب‌ها" را ندارید، می‌توانید سند های برگه پیش دریافت و / یا دریافت را به صورت دستی، از منوی صدور سند برنامه حسابگر ثبت نمایید.